Son pocas las personas que hoy en día tienen el lujo de trabajar en un sólo proyecto a la vez; la mayoría de nosotros hacemos malabares con los requerimientos de varios equipos de trabajo al mismo tiempo. En teoría, este sistema de "multiequipos" ofrece varios aspectos positivos: Puedes desplegar tus habilidades y competencias donde y cuando más sea requerido, puedes compartir tus conocimientos con el grupo, e intercambiar la prioridad de los proyectos durante los tiempos de calma, evitando el costo de los tiempos perdidos.
La realidad sin embargo, como descubrimos en nuestra investigación de más de 15 años, es bastante más complicada. Para la mayoría, estar enrolado en varios proyectos diferentes es estresante y menos productivo de los que la teoría sigiere. Alternar la atención entre las actividades consume tiempo y debilita tanto la atención como la energía. Al moverse entre diferentes equipos, probablemente también necesites ajustar entre diferentes roles - tu puedes ser el jefe en uno pero un aprendiz en otro, por ejemplo - lo que cambia no sólo tu nivel de responsabilidad, también tu habilidad de manejar los recursos cuando se presenta un momento de crisis. Caca uno de los diferentes equipos posee su propia y única cultura, incluyendo relaciones, rutinas, símbolos, bromas, expectativas y tolerancia a la ambiguedad, lo cual requiere energía para ser manejado. Y a no ser que se planee con mucho cuidado y negocíes tus contribuciones en cada equipo, podrías terminar haciendo trabajo duplicado en vez de funcionarte para tu propio desarrollo.
¿Cómo puedes administrar tu tiempo, estres y desarrollo si estás en múltiples equipos de trabajo?¿Y cómo puedes estar concentrado en lo que es más importante? Inicia con una planeación más honesta y sigue algunas reglas simples:
Prioriza y Secuencia tu trabajo
Consigue una visión general. Concentrarte de cerca en el trabajo diário te estimula y te pone en modo de acción. Programar de manera regular el verificar todos tus proyectos para marcar pautas. Mediente la identificación proactiva de los momentos de crisis en los que los diferntes proyectos tienen alta demanda, puedes administrar mejor tu tiempo y ordenar tus expectativas. La velocidad y demanda de (llegada de) tus proyectos determina la frecuencia ideal con la que te reunes (con tus equipos), y el estilo de adminisración y la alta jerarquís de tus clientes pone el tomo para establecer las prioridades cuando llega el momento.
Secuancía estratégicamente. Toma una tarea y concéntrate en ella intensamente, en vez de intercambiarlas. Inicia con la tarea que requiere la mayor atención y brindale toda tu mente. Decide de un grupo distintos resultados impresindibles, define cuales acciones son necesarias para lograr sólo esos resultados, y esfuerzate con todo (para lograrlo). La investigación muestra que la pobre atención de pensamientos que se mantienen de proyectos que no se han ido, ocupan un espacio mental valioso; entonces mientras menos cambios (entre proyectos) hagas en un día de trabajo, es mejor. Si tienes que trabajar multitareas, entonces coordinate y agrupa los deberes que sean compatibles. Por ejemplo, si sabes que vas a necesitar responder llamadas en intervalos de tiempo variado, trabaja en otra tarea que pueda ser interrumpida en cualquier momento.
TU Y TUS EQUIPOS
Mantenerse enfocado
Organizaa y Comunica las expectativas
Protégete a tí mismo. Cuando estás concentrado en una tarea de alta prioridad, pero tu mismo escapas de instrucciones innecesarias. Por ejemplo, cuando estoy escribiendo - mi tarea de más alta concentración - pongo una respuesta automática en mi correo electrónico diciéndole a las personas que no estoy revisando mis mensajes hasta después de cierto tiempo del día, y ofreciéndo mi número movil en caso de una emergencia. Con decirle a las ´personas que no esperen una respuesta al instante, tu "compras" algo de tiempo de concentración para ti, el cual reutilizas para poner más atención después. Incluir tu número de teléfono muestra tu disposición a responder pero también hace que las personas piensen dos veces acerca de la importancia que tiene la necesidad de una respuesta inmediata de tu parte.
Documenta y comunica el progreso. Ver el "momento" (el aquí y ahora en el que ocurren las cosas) ayuda a los líderes de equipo a sentirse empoderados y en control. Estar al frente cuando los problemas se presentan. Cuanto antes dices, "Tengo un conflicto y puede tener problemas para entregar el 100%" los otros líderes creerán en tí. Un equipo experimentado perteneciente a nuestra investigación dio muchas de las respuestas a las solicitudes de los equipos, en simplemente dos palabras: (Estoy) "En eso". Incluso esta pespuesta super breve les dice a los colegas que ya se resivieron sus requerimientos, y entonces ellos saben que les darás seguimiento y les darás más detalle (cuando lo abordes).
Optimiza tu desarrollo
Conócete a ti mismo. Una gran desventaja de los multiequipos es la exposición inconclusa de expertos de diferentes áreas, lo que reduce tanto su oportunidad de aprender de ellos como su capacidad para crear una impresión. En tiempo de presión, la tentación es que cada persona contribuya cuando ya tiene un conocimiento profundo, en lugar de invertir en el aprendizaje y crecimiento de los miembros. Necesitas tener sus objetivos de desarrollo y su progreso (orientado) hacia ellos. Averigua a quién más en el equipo quieres que te expongas. Haga que sus objetivos de desarrollo sean explícitos, tanto para el líder de su equipo como para los expertos
Fuérzate tu mismo. Después de identificar tus objetivos de desarrollo, separa el tiempo de aprendizaje real. La investigación muestra que un determinante crítico del aprendizaje es el tiempo dedicado a reflexionar e integrar nueva información. Esto es un desafío, porque el multitarea nos obliga a saltar entre proyectos con el objetivo expreso de reducir el tiempo muerto. Por lo tanto, intencional y explícitamente debes planificar el tiempo para la reflexión. Obviamente, no se puede exagerar y convertirse en un cuello de botella solo para recortar el tiempo de contemplación, pero asegúrese de que los miembros del equipo lo vean el reflejo como "trabajo real".
Al redeor del mundo, los importantes beneficios financieros de la multitarea significan que se ha convertido en una forma de vida, particularmente en el trabajo de conocimiento, a pesar de las tensiones y los riesgos que puede representar para las personas que trabajan en múltiples equipos a la vez. Como uno de esos miembros del equipo, puede administrar las ventajas y desventajas de trabajar en una organización sobre comprometida y obtener algunos de los beneficios usted mismo.
Referencias
Heidi Gardner y Mark Mortensen
Traducción: David Israel Becerra Martín
https://hbr.org/2017/11/how-to-stay-focused-if-youre-assigned-to-multiple-projects-at-once?utm_campaign=hbr&utm_source=twitter&utm_medium=social